Si has oído que el fichaje digital ya es obligatorio, no es exactamente así. Hay un real decreto en trámite que lo hará digital, pero a fecha de este artículo no se ha publicado. Lo que sí obliga desde 2019 es registrar la jornada de cada trabajador cada día. Aquí va lo que dice la norma vigente, con su fuente, y lo que conviene ir preparando.
El registro de jornada no es nuevo: es obligatorio desde 2019. Lo que está por llegar es cómo hay que hacerlo.
Lo que obliga hoy
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. Y añade dos cosas que se olvidan a menudo:
- Los registros se conservan cuatro años.
- Tienen que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Hoy la norma no fija el formato. Lo que exige es que el registro exista, sea diario y se pueda enseñar.
Cuánto cuesta no hacerlo
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social cuenta el incumplimiento en materia de registro de jornada como infracción grave (artículo 7.5). Las graves se sancionan con multas de 751 a 7.500 euros, según el grado (artículo 40.1.b).
Lo que está por venir
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto para que el registro sea digital. Según el borrador conocido:
- Se acabarían el papel y la hoja de Excel.
- Cada trabajador ficharía de forma personal, con verificación de identidad.
- Se registrarían también las pausas, y si las horas son ordinarias o extraordinarias.
- La Inspección podría consultar los registros a distancia.
A 27 de octubre de 2026, ese real decreto no está publicado en el BOE. Si ves una fecha de entrada en vigor ya cerrada, desconfía.
Tres preguntas que llegan a todas las asesorías
¿Soy autónomo y tengo que fichar? Si no tienes trabajadores contratados, no: el artículo habla de cada persona trabajadora de la empresa. Si los tienes, el registro es el de ellos.
¿Vale fichar por WhatsApp? Hoy la ley no fija el formato. Pero si el decreto sale como el borrador, valdrá lo que identifique a la persona y deje rastro de cada cambio. Un mensaje suelto en un chat no lo hace.
¿Vale el papel mientras tanto? Hoy no hay una norma publicada que lo prohíba. Pero conviene no esperar a la última semana para cambiar de sistema.
Si tienes una asesoría, esto va a sonar mucho
Cuando el decreto salga, buena parte de tus clientes con plantilla preguntará lo mismo el mismo mes. Una asistente con IA puede atender esa primera conversación por teléfono o WhatsApp: pregunta cuántos trabajadores tienen, a qué se dedican y con qué fichan hoy, y te deja cada caso apuntado. La respuesta sobre su caso sigue siendo tuya.
Esto es orientación con la fuente delante, no asesoría laboral. Para un caso concreto, habla con tu asesor.