A las seis de la tarde la asesoría cierra, pero el teléfono sigue sonando. Es el autónomo que acaba de terminar su jornada y por fin tiene un rato, o la empresa a la que le ha llegado una carta. Si nadie contesta, esa llamada no deja rastro. Y la mañana siguiente empieza a ciegas.
El contestador apunta un número. Y ya
El contestador de siempre deja un mensaje que hay que escuchar, descifrar y devolver. Muchos clientes cuelgan antes de hablar. Los que hablan dicen «llámame» y poco más, así que la llamada de vuelta empieza preguntando lo que el contestador no preguntó.
Si aun así quieres un buen texto de contestador, éste funciona: «Has llamado a [asesoría]. Nuestro horario es de [hora] a [hora]. Deja tu nombre, tu teléfono y en una frase qué necesitas, y te llamamos mañana a primera hora. Si es por una notificación con plazo, dínoslo y lo atendemos los primeros.»
Lo que hace una recepcionista con IA
Contesta como lo haría alguien de la casa. Desde el primer saludo dice que es una asistente con inteligencia artificial, y luego hace lo que haría una buena recepcionista:
- Escucha qué le pasa al cliente.
- Pregunta lo que el asesor necesitará saber. Si es por el trimestre: si es autónomo o sociedad, qué impuesto y si ya mandó los papeles. Si es laboral: cuántos trabajadores y para cuándo.
- Apunta nombre, teléfono o correo, y a qué hora le viene bien que le llamen.
- Si cuenta una notificación, una sanción o un despido, la marca como urgente y le dice que guarde la carta sin dejar pasar el plazo.
- Se despide con un resumen de lo que ha entendido.
A la mañana siguiente tienes cada llamada escrita, con lo urgente arriba.
Lo que no hace
No da consejo sobre el caso, no da precios y no cierra citas por su cuenta. Cuando le preguntan algo así, lo deja apuntado para que lo conteste el asesor. Y si alguien llama en otro idioma, le contesta en el suyo y deja la nota en español.
Qué cambia en la asesoría
Se mide: cuántas llamadas entraban fuera de horario antes, cuántas se atienden ahora y cuánto se tarda en devolverlas. Y se nota en tres cosas:
- Ninguna llamada de la tarde se pierde.
- La llamada de vuelta empieza sabiendo de qué va.
- Lo urgente se ve primero, no cuando alguien escucha el mensaje número doce.